Сегодня большинство деловых людей общается между собой по рабочим вопросам посредством интернета или электронной почты.
Это самая удобная и быстрая форма передачи деловой и коммерческой информации.
Но также до сих пор существует и классическая форма переписки – на фирменных бланках пишется письмо, упаковывается в конверт и отсылается по почте.
Независимо от того, является ли переписка почтовой или электронной, правила составления текста распространяются и на ту, и на другую.
Важными вопросами во всех формах являются: как начать правильно письмо, как его правильно завершить, какова последовательность размещения в нем информации, оформление письма, употребление слов и терминов – все это очень важные аспекты деловой переписки.
Деловая переписка выступает в роли своеобразной визитной карточки фирмы.
Чтобы создать беспроигрышный солидный имидж компании, следует грамотно вести деловую переписку.
Структура делового письма включает в себя несколько обязательных сегментов.
Первым следует обращение к партнеру. В зависимости от ситуации начало письма должно быть таким: «Уважаемые господа!», «Уважаемый господин генеральный директор!», «Уважаемая госпожа Родионова!», «Уважаемый господин Завадский!» и т.д. Слова «господин» и «госпожа» в обращении ни в коем случае нельзя сокращать. Нельзя также применять инициалы человека.
За обращением следует вступительный сегмент, в котором вкратце излагается основная цель послания. Здесь применимы речевые штампы и шаблоны типа: «Ставим в известность, что…», «Приглашаю…», «Прошу…», «Просим…», «Подтверждаем…», «В связи с….», «Согласно вашему письму…», «Напоминаем…», и другие.
Следующий сегмент является основной частью документа, в котором изложена главная суть письма. После чего – сегмент подведения итога текста. Здесь уместны фразы: «Просим извинить за…», «Заранее благодарим…», «Надеемся…», «Уверены…» и т.д.
Деловое письмо должно быть закончено вежливой фразой, подписью адресанта, можно с добавлением фразы «С уважением - …» Если это необходимо, в конце письма указывается название компании, ее адрес, телефон, контактные данные, адрес сайта и т.д.
Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании.
В некоторых случаях в деловом письме может быть использован постскриптум, в котором излагается какая-либо информация, имеющая косвенное отношение к прямой сути документа.
Если письмо почтовое, то выполнено оно должно быть непременно на фирменном бланке, в электронном варианте это также можно применить посредством файла ворд.
Желательно не затягивать с ответом на деловые письма.
Если в данный момент вы не готовы ответить четко на поставленную вам задачу, можно известить партнера о том, что его письмо получено, а ответ по интересующему его вопросу будет дан в самое ближайшее время.
